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物料發(fā)放需有正式的發(fā)貨憑證,倉庫保管員必須認(rèn)真核對發(fā)貨憑證。首先,要審核憑證的真實(shí)性;然后,核對物料的品名、型號、規(guī)格、單價(jià)數(shù)量、收貨單位等;最后,審核發(fā)貨憑證的有效期等。
審核憑證之后,按照單證所列項(xiàng)目開始各貨工作。出庫物料應(yīng)按出庫憑證上開列的各項(xiàng)信息發(fā)貨,不得有任意變更、代用或增減數(shù)量,如有通用材料也必須經(jīng)主管業(yè)務(wù)部門重新開具憑證才能發(fā)貨。同時(shí)出庫物料應(yīng)有質(zhì)量證明證件,同一批到達(dá)的物料只有一份技術(shù)證明資料者,應(yīng)按原件轉(zhuǎn)抄,并加蓋公章,原件由倉庫保存,便于必要時(shí)查閱。機(jī)械、儀器儀表、配套產(chǎn)品附帶的使用說明書、產(chǎn)品合格證等證件不另抄寫,將原件發(fā)出。備貨時(shí)應(yīng)按“先進(jìn)先出”、“易壞先出”、“已壞不出”的原則進(jìn)行。
(二)復(fù)核
復(fù)核貨物出庫憑證的抬頭、印鑒、日期是否符合要求,經(jīng)復(fù)核不符合要求的貨物應(yīng)停止發(fā)貨。對貨物儲(chǔ)存的結(jié)余數(shù)進(jìn)行復(fù)核,查看是否與保管賬目、貨物保管卡上的結(jié)余數(shù)相符。對于不符的情況應(yīng)及時(shí)查明原因。復(fù)核的內(nèi)容包括三核對、三齊全、三不走、三清點(diǎn)。
三核對:核對單據(jù)、核對品名規(guī)格、核對數(shù)量與質(zhì)量。
三齊全:配套齊全、證件齊全、隨商品資料齊全。
三不走:包裝不好不走、數(shù)量與質(zhì)量不符不走、裝載不合安全規(guī)則不走。
三清點(diǎn):倉庫保管員清點(diǎn)、庫房負(fù)責(zé)人清點(diǎn)、押運(yùn)員或收發(fā)人員清點(diǎn)。
發(fā)貨復(fù)核通常可以采取以下幾種方式:
(1)托運(yùn)復(fù)核。倉庫保管員根據(jù)發(fā)貨憑證負(fù)責(zé)配貨,由理貨員或其他保管員對貨單進(jìn)行逐項(xiàng)核對,即核對貨物的名稱、規(guī)格、貨號、花色、數(shù)量和細(xì)數(shù)等,檢查貨物發(fā)往地與運(yùn)輸路線是否有誤,復(fù)核貨物的合同號、件號、體積、重量等運(yùn)輸標(biāo)志是否清楚。經(jīng)復(fù)核正確后,理貨員或保管員應(yīng)在出庫憑證上簽字蓋章。
(2)提貨復(fù)核。倉庫保管員根據(jù)貨主填制的提貨單和倉庫轉(zhuǎn)開的貨物出庫單所列貨物的名稱、規(guī)格、牌號、等級、計(jì)量單位、數(shù)量等進(jìn)行配貨,由復(fù)核員逐項(xiàng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核正確,則由復(fù)核人員簽字后,保管員將貨物當(dāng)面交提貨人。未經(jīng)復(fù)核或復(fù)核不符的商品不準(zhǔn)出庫。 ˉ
(3)取樣復(fù)核。保管員按貨主填制的正式樣品出庫單和倉庫轉(zhuǎn)開的貨物出庫單配貨,核實(shí)無誤,經(jīng)復(fù)核員復(fù)核、簽字后,將貨物樣晶當(dāng)面交提貨人,并辦理各種交接、出庫手續(xù)。
(三)包裝
在貨物出庫時(shí),往往需要對貨物進(jìn)行拼裝、加固或換裝等工仵,這均涉及貨物的包裝。對貨物包裝的要求是,封頂緊密,捆扎牢固,襯墊適當(dāng),標(biāo)志正確、清楚。這項(xiàng)工作在大型倉庫中由專職人員負(fù)責(zé)。
對出庫商品的包裝應(yīng)符合下列要求:
(1)根據(jù)商品的特點(diǎn)和運(yùn)輸部門的規(guī)定,選擇包裝材料,確定包裝大小,包裝應(yīng)牢固和便于搬運(yùn)裝卸。
(2)充分利用原包裝皮,節(jié)約包裝材料,盡量以舊代新,廢物利用。
(3)充分注意商品在運(yùn)輸途中的安全。
(4)嚴(yán)禁性質(zhì)不同、互相影響的商品混合包裝。危險(xiǎn)品必須單獨(dú)包裝。
(5)包裝時(shí),箱裝商品應(yīng)每箱附有裝箱單,計(jì)重商品應(yīng)附有磅
碼單。
(四)點(diǎn)交
物料經(jīng)復(fù)核無誤后,必須當(dāng)面向提貨人或運(yùn)輸人按單列貨物逐件點(diǎn)交,明確責(zé)任,辦理交接手續(xù)。如是用戶自提,即將貨物和全部證件向提貨人員當(dāng)面點(diǎn)交,辦清交接手續(xù)。如是用戶委托代運(yùn),則需辦理內(nèi)部交接手續(xù),向負(fù)責(zé)代運(yùn)和包裝的部門或人員點(diǎn)交清楚,由接收人簽章。在貨物裝車時(shí),發(fā)貨人員應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)裝,直到貨物裝運(yùn)出庫。發(fā)貨結(jié)束后,應(yīng)在出庫憑證的發(fā)貨聯(lián)上加蓋“發(fā)訖”印戳,并留據(jù)存查。
(五)登賬
點(diǎn)交后,倉管人員應(yīng)在發(fā)貨單上填寫實(shí)發(fā)數(shù)、發(fā)貨日期等內(nèi)容,并簽章。
(六)現(xiàn)場和檔案的清理
現(xiàn)場清理包括清理庫存物料、庫房、場地、設(shè)備等。檔案清理是指對收發(fā)、保養(yǎng)、盈虧數(shù)量等情況進(jìn)行整理。
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