怎樣開(kāi)發(fā)海外代理目前很多國(guó)內(nèi)貨運(yùn)企業(yè)對(duì)海外代理開(kāi)拓普遍很看重，但在開(kāi)拓海外代理的道路上，有些人受益匪淺、收獲頗豐，有些人卻感到茫然無(wú)措、無(wú)從下手。那么國(guó)內(nèi)貨代企業(yè)在開(kāi)拓海外代理時(shí)需要注意哪些問(wèn)題呢？首先，要有掌握外語(yǔ)且懂貨代操作的專(zhuān)業(yè)人才海外代理開(kāi)發(fā)是需要專(zhuān)人、甚至專(zhuān)門(mén)的團(tuán)隊(duì)來(lái)進(jìn)行的，這是不容置疑的。很多國(guó)內(nèi)貨運(yùn)企業(yè)對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的招聘及海外開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)一籌莫展，要么招聘不到專(zhuān)人去做，要么成本過(guò)高請(qǐng)不起專(zhuān)人去做。海外代理開(kāi)發(fā)對(duì)綜合素質(zhì)要求比較高，不但需要較高的外語(yǔ)水平，而且要求對(duì)整個(gè)操作流程的熟悉及控制，而這樣的人才目前還是大量缺乏的，所以很多中國(guó)的貨代企業(yè)尚沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的海外開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的外語(yǔ)人才和海外代理溝通，導(dǎo)致海外代理開(kāi)拓業(yè)務(wù)無(wú)法開(kāi)展。其次，熟悉目標(biāo)市場(chǎng)及開(kāi)發(fā)對(duì)象國(guó)家的特點(diǎn)不同區(qū)域的國(guó)家具有不同的特點(diǎn)，風(fēng)俗習(xí)慣、工作方式及貨代市場(chǎng)現(xiàn)狀也有很大的差異，通過(guò)對(duì)海外目標(biāo)市場(chǎng)的了解，進(jìn)行有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)，會(huì)達(dá)到事半功倍的效果，相反，如果盲目開(kāi)發(fā)，一視同仁，不僅浪費(fèi)人力物力，而且達(dá)不到預(yù)期效果。和海外代理聯(lián)系之前，應(yīng)先了解一下該代理所在國(guó)家和中國(guó)的時(shí)差，了解其工作時(shí)間及節(jié)假日，比如，大部分中東國(guó)家工作時(shí)間為周日至周四，所以如果有緊急的事情需要確認(rèn)最好周四之前聯(lián)系，否則很可能因?yàn)閷?duì)方休息無(wú)法及時(shí)回復(fù)郵件。另外，國(guó)外假期相對(duì)較多，最好先了解下對(duì)方是否在度假，避免因?yàn)榧倨诼?lián)系不到代理而帶來(lái)麻煩和損失。最后，郵件溝通，提高和海外代理的溝通效率郵件是國(guó)際商務(wù)往來(lái)的重要工具，相對(duì)于電話(huà)，傳真而言，發(fā)郵件更省時(shí)省力，也更節(jié)省成本。因此，開(kāi)發(fā)海外代理時(shí)需要良好的郵件溝通技巧。很多國(guó)內(nèi)貨代企業(yè)抱怨開(kāi)發(fā)海外代理太難，發(fā)的郵件都沒(méi)有回復(fù)，溝通效率很低。究其原因是因?yàn)楹芏鄧?guó)內(nèi)貨代發(fā)給海外代理的郵件并不規(guī)范，不符合國(guó)際商業(yè)信函往來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)。
常見(jiàn)的問(wèn)題總結(jié)如下：
1. 郵件沒(méi)有標(biāo)題，或者郵件標(biāo)題不明確。有的郵件標(biāo)題就是一個(gè)”Hey!”，這樣的郵件很可能會(huì)被海外代理直接就當(dāng)作垃圾郵件刪掉了，因此郵件標(biāo)題要明確，最好能吸引收件人的興趣，且讓收件人看到標(biāo)題就知道你此封郵件的目的。
2. 郵件內(nèi)容無(wú)頭無(wú)尾。第一封郵件是很重要的，有些貨代聯(lián)系海外代理的郵件里只是把公司簡(jiǎn)介粘貼一下就發(fā)過(guò)去了，海外代理收到這樣的郵件，會(huì)感到莫名其妙，不知道發(fā)郵件的人想干什么。一般來(lái)說(shuō)，第一封郵件需要明確你發(fā)郵件的目的，明確公司優(yōu)勢(shì)航線(xiàn)，優(yōu)勢(shì)業(yè)務(wù)，對(duì)海外代理有什么需求等。貨代往來(lái)郵件一般以詢(xún)價(jià)居多，如果是詢(xún)價(jià)，那么郵件里需要告訴對(duì)方基本的貨盤(pán)信息，比如， POL，POD，貨量，箱型，品名，走貨時(shí)間，付款方式，具體要求等，這樣可以避免雙方往返郵件詢(xún)問(wèn)貨物信息，從而可以縮短前期郵件往復(fù)的次數(shù)，提高溝通效率，且可以體現(xiàn)貴司人員的職業(yè)水準(zhǔn)和專(zhuān)業(yè)程度，為雙方合作打下良好的基礎(chǔ)。另外，即使海外代理的報(bào)價(jià)暫時(shí)無(wú)法滿(mǎn)足您的需求，也要及時(shí)回復(fù)郵件告知海外代理，以期將來(lái)有合作機(jī)會(huì)，切忌詢(xún)完價(jià)再無(wú)回復(fù)。
3. 亂用大寫(xiě)。如果亂用大寫(xiě)，特別是問(wèn)句或者是抱怨，對(duì)方會(huì)以為你在對(duì)他大喊大叫。
4. 中國(guó)化習(xí)慣和表達(dá)。舉個(gè)例子，我們常常用感嘆號(hào)來(lái)引起他人注意，文章中感嘆號(hào)使用頻率也很高，很多中國(guó)貨代公司寫(xiě)英文郵件時(shí)通篇也都是感嘆號(hào)，這是典型的中國(guó)化習(xí)慣和表達(dá)。事實(shí)上，感嘆號(hào)在英語(yǔ)中使用頻率很少，過(guò)多的使用感嘆號(hào)被認(rèn)為是輕浮或者不成熟的表現(xiàn)。
5. 使用非企業(yè)郵箱發(fā)郵件。很多貨代公司沒(méi)有企業(yè)郵箱，發(fā)郵件時(shí)使用的是126，163，hotmail等非企業(yè)郵箱，這樣給人的感覺(jué)是公司實(shí)力不夠，且這樣的郵箱在一些國(guó)家遭到屏蔽的可能性也很大，不但和海外代理的溝通效率會(huì)大大降低，而且也可能貽誤商機(jī)。
6. 使用即時(shí)聊天工具談業(yè)務(wù)。一些國(guó)內(nèi)貨代和海外代理談業(yè)務(wù)的時(shí)候傾向于使用MSN，Skype，Yahoo等即時(shí)聊天工具，而不用郵件，郵件溝通已經(jīng)是國(guó)際商務(wù)往來(lái)的主要工具，且發(fā)生糾紛時(shí)郵件往來(lái)記錄也可以作為證據(jù)，而即時(shí)聊天工具只是一種和海外代理取得聯(lián)系的快捷方式，無(wú)法代替郵件。比如，貨代企業(yè)若有呆賬壞賬收不回來(lái)，專(zhuān)業(yè)的賬款回收機(jī)構(gòu)一般會(huì)要求將雙方往來(lái)郵件打印出來(lái)或者轉(zhuǎn)發(fā)一份以便了解雙方合作的情況，雙方郵件往來(lái)的日期和內(nèi)容一目了然，很清晰的就能了解事情的始末。我們可以通過(guò)即時(shí)聊天工具提醒海外客戶(hù)查收郵件，或者禮貌性的問(wèn)好、打招呼，但是具體的業(yè)務(wù)還是要用郵件溝通。
7. 急功近利。很多中國(guó)貨代在和海外代理溝通的第一封郵件就是赤裸裸地向海外代理要貨，如果對(duì)方暫時(shí)沒(méi)有貨物往來(lái)便不再聯(lián)系。海外代理尚不了解貴公司實(shí)力如何，是否有好的服務(wù)、好的價(jià)格，不清楚貴公司信譽(yù)度如何，在對(duì)貴公司一無(wú)所知的情況下，就將貨物給你操作的可能性微乎其微。這就需要和代理長(zhǎng)期保持聯(lián)系并維護(hù)海外代理，不斷的滲透企業(yè)服務(wù)理念，建立信任關(guān)系，才有可能贏得長(zhǎng)期合作的機(jī)會(huì)。永遠(yuǎn)記得，No pains, No gains.
8. 郵件不規(guī)范。很多國(guó)內(nèi)貨代發(fā)出去的郵件滿(mǎn)篇都是拼寫(xiě)錯(cuò)誤，海外客戶(hù)看了半天也搞不懂是什么意思，而且一封郵件里有好幾種字體、好幾種顏色，看起來(lái)很花哨、很不規(guī)范。英文中比較正規(guī)的字體是Times New Roman字體，建議養(yǎng)成發(fā)郵件前使用拼寫(xiě)檢查的良好習(xí)慣。
9. 關(guān)于郵件簽名。一般來(lái)說(shuō)，稍專(zhuān)業(yè)一點(diǎn)的公司都會(huì)要求統(tǒng)一的簽名檔，包括公司logo,自己的名字、職位、電話(huà)、傳真、郵箱、網(wǎng)址等，不但方便海外客戶(hù)聯(lián)系自己，而且也能體現(xiàn)企業(yè)的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)。自己的聯(lián)系方式若有變化，只需改一下簽名檔即可。走國(guó)際化、開(kāi)發(fā)海外代理將成為未來(lái)貨代業(yè)務(wù)發(fā)展的主流，如果國(guó)內(nèi)貨代企業(yè)想要把握住貨代市場(chǎng)發(fā)展的脈搏，必然要走海外代理開(kāi)拓的發(fā)展道路，這就需要對(duì)海外代理有更加清晰的認(rèn)識(shí)，也需要了解和海外代理交際溝通的思維方式、操作方法。希望上述建議對(duì)國(guó)內(nèi)貨代企業(yè)在開(kāi)拓海外代理的過(guò)程中有所幫助。
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